Gestion commerciale
Saisie et envoi des devis, ordres de réparation (OR) et bons de livraison (BL),
Relances clients pour accords/bons de commande,
Facturation des OR/BL et suivi de l’objectif de facturation,
Suivi et relance des règlements clients (échéances dépassées, envoi des échéanciers).
Gestion comptable
Enregistrement des règlements clients dans l’ERP,
Enregistrement des factures fournisseurs (paiement au 15 et 30),
Scan et dépôt des factures/notes de frais au cabinet comptable et sur serveur,
Extraction comptable mensuelle pour le cabinet.
Gestion administrative interne
Suivi des feuilles d’heures des techniciens,
Gestion administrative des salariés (notes de frais, suivi des formations, absences),
Surveillance et gestion des consommables,
Mise à jour du planning interne,
Réservations pour déplacements (transports, hôtels, restaurants),
Suivi, classement et archivage de documents,
Gestion du courrier (réception et envoi).
Accueil et communication
Accueil téléphonique et physique,
Gestion et traitement des mails,
Communication régulière avec le responsable d’atelier et le dirigeant,
Rédaction de courriers, procédures administratives et notes de service interne,
Préparation et organisation des réunions et rendez-vous.
De formation en Assistanat administratif et / ou commercial, vous avez une première expérience réussie sur le même type de poste, au sein du domaine des services, ou industriel serait un plus. Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en établissant des priorités claires. De solides compétences rédactionnelles et orthographiques sont indispensables, de même qu’un sens aigue de l’organisation et de la rigueur. Enfin, vous faites preuve d’aisance relationnelle et êtes capable de travailler efficacement en équipe. Vous êtes doté.e d’une excellente maitrise des outils informatique.
